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Secrétaire trilingue

Description

  • Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
  • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
  • Peut coordonner une équipe.

Accès

  • Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
  • Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
  • La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
  • La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.

Conditions

  • L'activité de ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
  • Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.

Emploi

Secteurs

Agriculture, Assurance, Bâtiment et Travaux Publics -BTP-, Education / Enseignement, Finance, Immobilier, Industrie, Recherche et développement, Santé et action sociale, Sport et loisirs, Transport/logistique

Activités

  • Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
  • Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
  • Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
  • Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
  • Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
  • Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
  • Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
  • Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...
  • Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
  • Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure
  • Coordonner l'activité d'une équipe

Compétences

  • Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
  • Modalités d'accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques d'écriture rapide
  • Sténographie
  • Saisie avec dictaphone
  • Terminologie juridique
  • Normes rédactionnelles
  • Eléments de base en droit commercial
  • Eléments de base en droit du travail
  • Utilisation de logiciels de gestion comptable
  • Eléments de base en comptabilité

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Source: Pôle Emploi
Avec l'aimable autorisation de notre partenaire Pôle Emploi Ile-de-France




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